Protection de la vie privée

Université de Liège

Notice d’information relative à l’utilisation de données à caractère personnel par le Smart City Institute

Version 1.1 du 22 mars 2022

Responsable du traitement 

Traitements de données à caractère personnel par le SCI

1. Création annuelle d’un baromètre

• Données traitées : nom, prénom, adresse mail, adresse IP, emploi actuel (toutes ces données ne sont pas recensées à chaque édition)
• Finalités : envoi d’un questionnaire quantitatif à l'ensemble des communes wallonnes en vue de réaliser des analyses statistiques, des productions scientifiques et des instruments de vulgarisation.
• Base légale : consentement (RGPD, art. 6-1, a.).
• Durée de conservation : jusqu’à retrait du consentement.
• Destinataires externes : HEC consulting Group (sous-traitant participant à la réalisation de l’étude).

2. Réalisation de statistiques des téléchargements des Guide pratiques et des Baromètres

• Données traitées : nom, prénom, adresse mail, détails personnels, données d’identification personnelles, emploi actuel.
• Finalités : Analyse statistique ; abonnement facultatif à une newsletter.
• Base légale : intérêt légitime (RGPD, art. 6-1, f.), consentement (RGPD, art. 6-1, a.) pour l’abonnement à la newsletter.
• Durée de conservation : 2 ans, sauf pour l’abonnement à la newsletter pour lequel les données sont traitées jusqu’à retrait du consentement.
• Destinataires externes : -

3. Gestion de la base de données des contacts (Newsletters / informations / appels téléphoniques / DB adresses postales pour envois divers)

• Données traitées : nom, prénom, adresse mail, adresse postale, données d’identification personnelles, emploi actuel, secteur d’activité (académique, privé, public, administrations communales).
• Finalités : cette base de données regroupe les données de contact de personnes exerçant des responsabilités au sein des communes et de personnes intéressées par les activités du SCI (événements, ateliers, publications, réalisations d'enquêtes, résultats d'enquêtes...), à qui des informations sur ces activités sont régulièrement envoyées.
• Base légale : consentement (RGPD, art. 6-1, a.).
• Durée de conservation : jusqu’à retrait du consentement.
• Destinataires externes : Mailchimp.

4. Gestion des participants aux événements et aux formations

• Données traitées : nom, prénom, adresse mail, adresse postale, numéro de téléphone, date de naissance, détails personnels, emploi actuel, expérience professionnelle, formations, photo, centres d’intérêt ,intérêts en matière de formation; auto-évaluation des connaissances avant formation).
• Finalités : Gestion des inscriptions aux événements et formations; inscription facultative à la newsletter ; réalisation de statistiques, réalisation d'un carnet pour présenter les participants
• Base légale : exécution contractuelle (RGPD, art. 6-1, b.), consentement (RGPD, art. 6-1, a.) pour l’abonnement à la newsletter.
• Durée de conservation : 18 mois après l’événement ou la formation en question.
• Destinataires externes : HEC Executive School (uniquement en ce qui concerne la formation continue en Management des Smart Cities)

Droits de la personne concernée

•  obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel la concernant faisant l’objet d’un traitement par le SCI et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination;
• obtenir, sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte la concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;
• obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, l’effacement de données à caractère personnel la concernant;
• obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel la concernant;
• obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel la concernant et qu’elle a fournies au SCI, c’est-à-dire de recevoir, sans frais, les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données à caractère personnel la concernant ;
• retirer, le cas échéant et sans frais, son consentement au traitement de ses données à caractère personnel ;
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be).

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